sábado, 2 de abril de 2011

CAPÍTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de Solicitud de Recursos para el Pago de Nómina en la División de Registro y Control de la Oficina de RRHH del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia

1.1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la práctica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo personal, y representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto.

En este sentido las organizaciones con visión futurista, están en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos que ayudan a la completa realización de funciones a cabalidad y dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los más utilizados como son los manuales.

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

La finalidad de los manuales es permitir plasmar la información clara, sencilla y concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.

En Venezuela para las empresas es una necesidad establecer manuales administrativos; Ya que las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores.

EL Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia (M.P.P.R.I.J) se encuentra ubicada en la Avenida Urdaneta, esquina Platanal. Caracas - Venezuela. Se  dedica a garantizar la seguridad y protección integral de los ciudadanos contra hechos delictivos, accidentes y calamidades. Velar por la seguridad del Estado protegiendo la estabilidad y funcionamiento de las instituciones democráticas. Promover la seguridad jurídica de la población a través de los órganos encargados de la administración de justicia, registros y notarías, documentos, identificación y derechos humanos de los ciudadanos. Incentiva el proceso de descentralización y el uso eficiente de los recursos financieros del Estado, estableciendo relaciones políticas y administrativas con órganos del poder regional y municipal. Velar por los derechos políticos y civiles de los venezolanos. Estimular el proceso de aprobación de leyes ante la Asamblea Nacional. Coordinar el ceremonial y protocolo en el cual participe el Presidente de la República, altos representantes de los poderes públicos y personalidades del país y otras naciones del mundo.

Para el desarrollo de cada una de las tareas, este organismo relaciona estructuralmente sus direcciones internas que a su vez tienen divisiones, con los entes adscritos como registros y notarias, Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería, protección Civil, CICPC, la Oficina Nacional Antidrogas, etc. Cada una con sus funciones inherentes y particulares que trabajan mancomunadamente  para un solo fin.

Desglosando la estructura organizativa, la cual es vertical, por representar con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente. Para identificar el área de estudio, comenzaremos con el Despacho Ministerial, pasamos al nivel de apoyo donde se encuentra, entre otras, la Oficina de Recursos Humanos, la misma está compuesta por las siguientes Direcciones: la de Bienestar social, la de Capacitación y Desarrollo y la de Administración de Personal, esta última esta integrada por dos Divisiones especificas; la División de Tramites y Pasivos Laborales y la División de Registro y Control, que se encarga de Aplicar los controles y normas disciplinarias previstas en las Normas y Leyes Nacionales y el registro, control y estadísticas de los gastos de personal, así como la administración y aplicación del contrato  colectivo de trabajo, con el fin de llevar a cabo un buen funcionamiento de la administración  de personal en la organización. La División de Registro y Control de Personal tiene como objetivo  la tramitación de todo lo referente a los movimientos de personal, tales como: nombramiento, ascensos, destituciones, renuncias, cambios de datos, permisos, otorgamientos y liquidación de vacaciones, horas extras etc., todo ello con el fin de mantener los adecuados registros de gastos que estos movimientos impliquen. Esta ultima División esta compuesta por un Área de Presupuesto de Nómina, que se encarga del proceso de solicitud y la justificación del pago de nominas del personal que labora en dicho organismo en general, cuyo proceso  sistemático no esta registrado formalmente como lo demanda legalmente los procedimientos administrativos. Lo que trae como consecuencia que los (as) analistas  no tengan un documento físicamente estructurado que les sirva patrón o guía secuencial, donde refleje las actividades y pasos necesarios para la realización de los procedimientos internos de la División de Registro y Control; A través de las herramientas informáticas, como el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), aparte del Sistema de Gestión Financiera de los Recursos Humanos (SIGEFIRRHH), los cuales facilitan el ingreso de la información para procesar las nominas y para solicitar los recursos para el pago de la misma. Dicha situación de carencia administrativa y procedimental, es la necesidad que se presenta en la División de Registro y Control, en el área de Presupuesto, al no poseer un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para un proceso específico, el cual es la Solicitud de Recursos para el Pago de la Nómina, y que es de gran importancia su existencia física como documento formal, y ordenada como patrón sistemático a seguir de modo que sea de común conocimiento y manejo por los empleados del área, donde se reflejen las actividades de los procedimiento que los mismos ejecutan.

La problemática anteriormente descrita genera lo siguiente:

.- Que no exista un respaldo en físico que contenga las actividades y los procedimientos desarrollados por los analistas dentro de la División de Registro y Control.

.-Que en futuros ingresos de empleados o analistas, los cuales opten por realizar dichos funciones y procedimientos, no tengan un complemento teórico, aparte de la inducción práctica, para ayudarlos a ejecutar los pasos y actividades.

A raíz de la problemática se enfocan las siguientes interrogantes:

  1. ¿Cómo mejorará el desempeño de cada Analista con la aplicación de un manual de normas y procedimientos administrativo?

  1. ¿Por que es necesario que los procedimientos se cumplan siguiendo un orden sistemático para la Solicitud de Recursos para el Pago de Nómina?
  2. ¿En qué se beneficia la División de Registro y Control, con la elaboración de un manual de normas y procedimientos administrativos?



1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.2.1 Objetivo General

.- Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de Solicitud de Recursos para el Pago de Nómina en la División de Registro y Control de la Oficina de RRHH del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia, para llevar la secuencia lógica de las actividades del procedimiento.



1.2.2 Objetivos Específicos


.- Identificar los pasos a seguir de la solicitud de recursos para el pago de la nómina del personal en el área de Presupuesto de la División de Registro y Control.

.- Preparar el Diseño del manual de normas y procedimientos administrativos de la solicitud de recursos para el pago de nómina del (M.P.P.R.I.J).



1.3 JUSTIFICACION

1.3.1 Justificación de la Investigación

La importancia de los manuales de procedimientos administrativos a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma. Al mismo tiempo la compenetración y reafirmación de estos procesos, está orientado al autodesarrollo de las personas, las comunidades y sus organizaciones, lo cual implica prácticas responsables y autogestionarias por parte de los involucrados, tal como lo expresa el Proyecto de Desarrollo Económico y Social de la Nación en uno de sus ejes, La Suprema Felicidad Social, que enuncia la reafirmación y transformación de la funcionalidad y operatividad, para lograr transformar las organizaciones, apoyándolas para hacerlas más participativas, organizadas y estratégicamente mejor estructuradas, lo cual genera, que se cumplan con los principios de pluralidad, accesibilidad, equidad, celeridad y responsabilidad al momento de la prestación de servicios a la comunidad, de modo que se alcance una mayor inclusión social.

Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos de solicitud de recursos para el pago de nómina, Es que busca contribuir con el desarrollo y crecimiento de la Oficina de R.R.H.H., estructurando y desarrollando los procesos de manera sistemática, para mejorar la eficacia y eficiencia en la realización de los procesos. Así mismo, para la División de Registro y Control, en el área de Presupuesto, es indispensable, ya que le permitirá contar con una herramienta para obtener información rápida y oportuna, ya que con el mismo, se lleva el control en cada uno de las acciones y pasos del procedimiento de la solicitud de recursos para el pago de nómina. Igualmente; para el analista resulta beneficioso porque le permite mejorar sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente. Conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de solicitar los recursos. De este modo, se espera con la implantación de este manual que los nuevos empleados complementen sus conocimientos prácticos con un documento formal, estructurado y sistematizado del procedimiento dentro de la División de Registro y Control.





1.3.2 Justificación del Proyecto

Nuestro proyecto se justifica que luego de realizar una revisión en los procedimientos que realiza la División de Registro y control, dentro de la Oficina de Recursos Humanos del Ministerio del Poder Popular Para Las Relaciones Interiores y Justicia para la solicitud de los recursos necesarios para el pago de la nomina, nos planteamos realizar un manual de normas y procedimientos que le permita al personal asignado, apoyarse en los pasos a seguir para el cumplimiento de los procesos, al mismo tiempo que sirva de guía para los nuevos ingresos a la división.

Con este proyecto a realizar se estaría cumpliendo con uno de los requisitos para nuestro perfil académico, que permita a los alumnados optar por el título de Técnicos Superiores Universitario. Al mismo tiempo, que sirva de guía para el resto de la comunidad estudiantil. De esta manera diagnosticamos, diseñamos y desarrollamos, alternativas dentro de las áreas administrativas, para suplir y mejorar los procesos que presentes deficiencias o necesidades.


1.4 LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN

1.4.1 Limitaciones de los investigadores:

  • Anteriormente los investigadores no contaban con facilitador para la asignatura, lo que llevo a un atraso significante en la investigación.

  • Un factor limitante de suma importancia es el tiempo, ya que se dispone de muy poco para elaborar y presentar la investigación.

  • Los investigadores sólo tienen acceso al Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia en reducidas horas de la tarde, por que deben asistir, por las mañanas, al cumplimiento del servicio comunitario.


1.4.2 Limitaciones de la investigación:

  • Se interrumpen las actividades laborales de los analistas, al momento de las visitas, por el levantamiento de información para el diseño del manual.  

  • Por los servicios públicos que se prestan dentro del ministerio, hay mucha fluidez de personas, por lo cual los investigadores deben hacer colas para ingresar a la entidad, mediante procesos rutinarios de seguridad aplicados a él público en general.



1.5 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

            Esta investigación que está basada en el diseño de un Manual de Normas y Procedimientos administrativos de la solicitud de recursos para el pago de nómina, se lleva a cabo en el Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia, específicamente en el Área de Presupuesto de nómina, en la División de Registro y Control, de la Oficina de R.R.H.H., la cual se encuentra en el piso 10, donde trabajan un total de 32 personas, quienes reúnen ciertas características, como lo es el factor social, en donde se evidencia que un 80% del personal que trabaja en el área de Presupuesto, poseen estudios universitarios, al grado de licenciaturas y Técnicos Superiores Universitarios, abocados al tema presupuestario, el otro 20% de los analistas han adquirido la experiencia en trabajos anteriores de base de datos y registro. En esta área son 4 los analistas encargados de realizar las solicitudes de los recursos para el pago de la nómina, y quienes nos brindan la información necesaria a través de entrevistas no dirigidas. La investigación puede tener una aplicación futura a otros departamentos del M.P.P.R.I.J que tampoco cuenten con manual de procedimiento para sus operaciones. 

No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada